Μάθημα : Δημιουργία Υπολογιστικών Φύλλων με το Google Sheets

ΑΝΟΙΓΜΑ ΤΟΥ GOOGLE SHEETS

Θα πρέπει αρχικά να είστε συνδεδεμένοι στην Google, ώστε να φαίνεται το logo σας στην πάνω δεξιά γωνία (όπως το B στον γκρι κύκλο στην παρακάτω εικόνα). Στη συνέχεια ανοίγετε την εφαρμογή Υπολογιστικά Φύλλα (Sheets):

Αφού μπείτε στη σελίδα διαχείρισης, πατήστε στο , ώστε να δημιουργήσετε νέo υπολογιστικό φύλλο.

ΓΝΩΡΙΜΙΑ ΜΕ ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΟΥ GOOGLE SHEETS

Λέξεις-κλειδιά: Κελιά, στήλες, γραμμές, διεύθυνση κελιού

Όπως παρατηρείτε στην παρακάτω εικόνα, το περιβάλλον εργασίας είναι ένας πίνακας όπου μπορούμε να εισάγουμε στοιχεία (δεδομένα) σε μορφή αριθμητική, κειμένου κ.ά. σε ένα από τα κουτάκια του, τα κελιά.

Το κάθε κελί βρίσκεται στην τομή μίας στήλης με μία γραμμή και έχει μία ονομασία (διεύθυνση). Η διεύθυνση αυτή είναι το γράμμα-ετικέτα της στήλης και ο αύξων αριθμός της γραμμής όπου βρίσκεται το κελί. Για παράδειγμα το πρώτο κελί (πάνω αριστερά με το κείμενο "Πληκτρολογήστε το στοιχείο...") είναι το κελί Α1, ενώ το διπλανό του είναι το Β1 και το από κάτω του, το Α2. Οι ονομασίες των στηλών και κατ'επέκταση των κελιών είναι πάντοτε στα αγγλικά.

Το περιβάλλον επεξεργασίας Υπολογιστικών Φύλλων Google Sheets στον φυλλομετρητή του Η/Υ μας περιλαμβάνει:

1. Την ονομασία του Υπολογιστικού Φύλλου. Σε αυτό το πλαίσιο πληκτρολογούμε μία ονομασία σχετική με το περιεχόμενο του Υπολογιστικού Φύλλου.
2. Αυτόματη αποθήκευση στο Cloud. Όση ώρα εργαζόμαστε, γίνεται αυτόματη αποθήκευση ανά τακτά χρονικά διαστήματα στον Cloud Server της Google. Το τικ μέσα στο σύννεφο δηλώνει ότι έχει γίνει αποθήκευση που περιλαμβάνει τις τελευταίες αλλαγές που έχουμε κάνει στο αρχείο.
3. Μέσα από το μενού επιλογών μπορούμε να κατεβάσουμε και να αποθηκεύσουμε το αρχείο στον σκληρό μας δίσκο, να μορφοποιήσουμε τα κελιά και τα περιεχόμενά τους, να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις του περιβάλλοντος εργασίας μας και πολλά άλλα.
4. Η εργαλειοθήκη (ή γραμμή εργαλείων) με τα κουμπιά μορφοποίησης των Υπολογιστικών Φύλλων και το κουμπί αποστολής τους στον εκτυπωτή. Οι τρεις τελίτσες στο τέλος υποδηλώνουν ότι υπάρχουν διαθέσιμες κι άλλες επιλογές. 
5. Μας εμφανίζει το περιεχόμενο του κελιού (δεδομένα ή μαθηματικό τύπο)
6. Η ονομασία της στήλης (το αγγλικό αλφάβητο)
7. Ο αύξων αριθμός της γραμμής
8. Το μπλε πλαίσιο περιμετρικά ενός κελιού δηλώνει ότι αυτό είναι το ενεργό κελί, δηλαδή αυτό στο οποίο εργαζόμαστε την εκάστοτε στιγμή. Ακόμα και όταν έχουμε επιλεγμένα πολλά κελιά, ένα είναι το ενεργό κελί και είναι το πρώτο της επιλογής. 
9. Εμφανίζει τις διευθύνσεις των κελιών που έχουμε επιλέξει. Η πρώτη διεύθυνση ορίζει το ενεργό κελί. Αν πληκτρολογήσουμε εδώ μία διεύθυνση κελιού και πατήσουμε το πλήκτρο Enter, θα μεταβούμε κατευθείαν σε αυτό το κελί. Με CTRL+HOME, μεταβαίνουμε στο κελί Α1, ενώ με το πλήκτρο HOME, στην αρχή της γραμμής όπου βρισκόμαστε.
10. Ένα Υπολογιστικό Φύλλο (αρχείο) μπορεί να αποτελείται από πολλά φύλλα. Για παράδειγμα μπορεί μία σχολική μονάδα να δημιουργήσει ένα Υπολογιστικό Φύλλο (αρχείο) που θα το ονομάζει ΩΡΟΛΟΓΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ στο οποίο για κάθε τμήμα μπορεί να έχει και ένα διαφορετικό φύλλο με το πρόγραμμα του τμήματος. Εάν θέλουμε να προσθέσουμε φύλλο, πατάμε το + που βρίσκεται κάτω αριστερά στην περιοχή των καρτελών (tab) φύλλων.

ΔΕΙΚΤΗΣ ΠΟΝΤΙΚΙΟΥ

Κατά την εργασία μας στα Υπολογιστικά Φύλλα ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει μορφή ανάλογα με το σημείο που βρισκόμαστε και την ενέργεια που κάνουμε:

Δείκτης επιλογής κελιού:

Μας επιτρέπει να επιλέξουμε ένα κελί, μία στήλη, μία γραμμή ή ομάδες από αυτά. Είναι η βασική μορφή δείκτη στα Google Sheets αλλά και στις υπόλοιπες εφαρμογές Υπολογιστικών Φύλλων.

Δείκτης εισαγωγής δεδομένων:

Εμφανίζεται όταν το κελί βρίσκεται σε κατάσταση εισαγωγής/επεξεργασίας δεδομένων, δηλαδή όταν εισάγουμε ή τροποποιούμε το περιεχόμενό του. Το κελί αυτό είναι το ενεργό κελί.

Προσοχή! Όταν το ενεργό κελί βρίσκεται σε κατάσταση επεξεργασίας, μπορεί τα υπόλοιπα είδη δεικτών να μην εμφανίζονται γιατί δεν μπορούν να εκτελεστούν οι αντίστοιχες ενέργειες. Θα πρέπει να βγούμε από την κατάσταση επεξεργασίας (πχ με το πλήκτρο Enter)

Δείκτης αλλαγής πλάτους στήλης:

Κάνουμε κλικ και σέρνουμε δεξιά-αριστερά, ώστε να αλλάξει το πλάτος της στήλης στο επιθυμητό πλάτος. Με διπλό κλικ το πλάτος της στήλης προσαρμόζεται αυτόματα στο περιεχόμενο κελιού με το μεγαλύτερο μήκος.

Δείκτης αλλαγής ύψους γραμμής:

Αντίστοιχα του δείκτη αλλαγής πλάτους στήλης.

Δείκτης μετακίνησης περιεχομένου:

Εμφανίζεται όταν πάμε τον δείκτη του ποντικιού στο περίγραμμα του ενεργού κελιού ή των επιλεγμένων κελιών. Με drag & drop (σύρε και άφησε) το περιεχόμενο του κελιού μεταφέρεται στη θέση που επιθυμούμε, μαζί με την μορφοποίησή του.

Δείκτης αυτόματης συμπλήρωσης περιεχομένου:

Μετακινώντας τον δείκτη στην κάτω δεξιά γωνία του τελευταίου επιλεγμένου κελιού, αυτός παίρνει τη μορφή σταυρού. Με drag & drop προς πάσα κατεύθυνση γίνεται αντιγραφή του περιεχομένου. Στην περίπτωση αριθμών μπορεί να γίνει αύξηση των αριθμών κατά ένα ή όσο ορίσουμε εμείς.

Δείτε στο παρακάτω βίντεο διάφορα παραδείγματα αυτόματης συμπλήρωσης:

ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΕΛΙΩΝ, ΓΡΑΜΜΩΝ, ΣΤΗΛΩΝ

Η επιλογή των κελιών, των στηλών και των γραμμών γίνεται μόνο όταν ο δείκτης του ποντικιού έχει τη μορφή βέλους με τους παρακάτω τρόπους:

• αριστερό κλικ:
  • πάνω σε κελί, επιλέγει το κελί (1)
  • πάνω στην ονομασία (γράμμα) της στήλης, επιλέγει ολόκληρη την στήλη (2)
  • πάνω στον αύξοντα αριθμό γραμμής, επιλέγει ολόκληρη τη γραμμή (3)

• Σύρσιμο χωρίς ρίψη (drag without drop) για επιλογή:
  • μιας περιοχής συνεχόμενων κελιών
  • συνεχόμενων στηλών
  • συνεχόμενων γραμμών
• έχοντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl (Control) και με τους παραπάνω τρόπους μπορούμε να επιλέξουμε περιοχές ή μεμονωμένα κελιά, στήλες και γραμμές που δεν γειτνιάζουν.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ & ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΗΛΩΝ/ΓΡΑΜΜΩΝ

Στα υπολογιστικά φύλλα δίνεται η δυνατότητα να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε στήλες ή γραμμές πολύ εύκολα ακόμα και μετά τη δημιουργία του φύλλου μας.

Αυτό μπορεί να γίνει με δεξί κλικ πάνω στην ονομασία της στήλης ή της γραμμής που θέλουμε να διαχειριστούμε.

πχ με δεξί κλικ στην κορυφή μίας στήλης (εδώ στην Β) εμφανίζεται το μενού της εικόνας που ακολουθεί: 

Έστω ότι η αρχική κατάσταση του φύλλου μας είναι η εξής:

Προσθήκη στήλης αριστερά:

Εάν από το μενού επιλέξουμε + Εισαγωγή 1 στήλης αριστερά, θα έχουμε το εξής αποτέλεσμα:

(εάν έχουμε επιλέξει πολλές στήλες, τότε θα εισαχθούν ισάριθμες κενές στήλες στα αριστερά)

Παρατηρούμε ότι τα περιεχόμενα των στηλών Β και C έχουν μετακινηθεί μία θέση δεξιά.

Προσθήκη στήλης δεξιά:

Ομοίως, εάν επιλέξουμε + Εισαγωγή 1 στήλης δεξιά, θα έχουμε το αποτέλεσμα σύμφωνα με την παρακάτω εικόνα:

Διαγραφή στήλης:

Η επιλογή αυτή θα δώσει το παρακάτω αποτέλεσμα:

Όπως παρατηρείτε, δεν εξαφανίζεται η στήλη Β, αλλά μόνο τα περιεχόμενά της, τα οποία αντικαθίστανται από τα περιεχόμενα της στήλης C.

Λοιπές επιλογές μενού:

Οι τρεις επόμενες επιλογές του μενού, διαγράφουν τα περιεχόμενα της επιλεγμένης στήλης, αποκρύπτουν τη στήλη χωρίς να την διαγράψουν και επιτρέπουν στην αλλαγή του πλάτους στήλης

Για τις γραμμές ισχύουν τα ίδια αρκεί να κάνετε δεξί κλικ πάνω στον αριθμό γραμμής στα αριστερά του φύλλου εργασίας.

ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΚΕΛΙΩΝ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΤΟΥΣ

Στα υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε να μορφοποιήσετε τα κελιά και το περιεχόμενό τους, παρόμοια με ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, για να βελτιώσετε την εμφάνιση και την αναγνωσιμότητα των δεδομένων σας.

Διαθέσιμες επιλογές μορφοποίησης:

• Γραμματοσειρά: Έντονη (Bold), πλάγια (Italic), διακριτή διαγραφή (Strikethrough).
• Χρώματα: Ρύθμιση χρώματος φόντου και γραμματοσειράς.
• Στοίχιση (Alignment): Αριστερή, κεντρική ή δεξιά ευθυγράμμιση.
• Συγχώνευση κελιών (Merge & Center): Ενοποίηση πολλαπλών κελιών σε ένα.

Για να εφαρμόσετε μορφοποίηση, χρησιμοποιήστε τα αντίστοιχα κουμπιά στην εργαλειοθήκη. 

Πιο αναλυτικά:

1. Πινέλο μορφοποίησης: Εάν θέλετε να αντιγράψετε τη μορφοποίηση από ένα κελί σε άλλο, χρησιμοποιήστε το πινέλο μορφοποίησης.
2. Προσθήκη συμβόλου € ή %, αφαίρεση ή προσθήκη δεκαδικών ψηφίων, άλλες μορφές
3. Μορφοποίηση γραμματοσειράς:
   • Επιλογή τύπου γραμματοσειράς
   • Μέγεθος γραμματοσειράς
   • Έντονη γραφή (Β), Πλάγια γραφή (Ι), Διακριτή διαγραφή (S)
   • Χρώμα γραμματοσειράς
4. Μορφοποίηση κελιών:
   • Χρώμα περιοχής κελιού (φόντο)Ανα
   • Περίγραμμα κελιού
   • Συγχώνευση κελιών (προτιμήστε να κάνετε συγχώνευση στο τέλος της μορφοποίησης φύλλου σας)
5. Διάταξη περιεχομένου:
   • Στοίχιση δεξιά-αριστερά
   • Στοίχιση πάνω-κάτω
   • Υπερχείλιση, Αναδίπλωση, Περικοπή προβολής περιεχομένου
   • Κατεύθυνση κειμένου

TΥΠΟΙ (FORMULAS)

Το κύριο χαρακτηριστικό των υπολογιστικών φύλλων είναι η δυνατότητα εκτέλεσης υπολογισμών και ανάλυσης δεδομένων μέσω τύπων και συναρτήσεων. Οι υπολογισμοί αυτοί μπορούν να γίνουν δυναμικά και αυτόματα.

Στη διπλανή εικόνα φαίνεται ένα τμήμα από τον έλεγχο προόδου μαθητή.

Εάν θέλουμε να υπολογίσουμε το άθροισμα των δύο τετραμήνων, πχ για το μάθημα της Νεοελληνικής Γραμματείας, μπορούμε εύκολα να το υπολογίσουμε (34) και να το γράψουμε στο αντίστοιχο κελί, το D4. Ωστόσο, με αυτόν τον τρόπο αναιρούμε τη δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης τιμών. 

Για να διασφαλίσουμε ότι το άθροισμα θα ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που αλλάζουν οι τιμές, χρησιμοποιούμε έναν τύπο (formula). Ένας τύπος πάντα ξεκινά με το σύμβολο = και ακολουθεί μια μαθηματική έκφραση.

Στο παράδειγμά μας, ο τύπος που πρέπει να εισάγουμε στο κελί D4 είναι:

=B4+C4

Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να κάνουμε οποιαδήποτε πράξη στα υπολογιστικά φύλλα.

Τα σύμβολα των τεσσάρων πράξεων της αριθμητικής είναι το + (πρόσθεση), - (αφαίρεση), * (πολλαπλασιασμός), / (διαίρεση).

ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να υπολογίσουμε το άθροισμα των κελιών B1 έως B10.

Με βάση την προηγούμενη ενότητα θα γράφαμε έναν τύπο όπως:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Αυτή η απλοϊκή προσέγγιση  λειτουργεί μεν, αλλά είναι μη πρακτική και ευαίσθητη σε αλλαγές, ειδικά αν προστεθούν ή αφαιρεθούν γραμμές.

Η πιο σωστή και δυναμική προσέγγιση είναι με τη χρήση μίας συνάρτησης, της SUM(), κατάλληλης για τον υπολογισμό αθροίσματος μίας περιοχής κελιών:

=SUM(A1:A10)

Η συνάρτηση SUM() δέχεται ως όρισμα την περιοχή κελιών που θέλουμε να αθροίσουμε (στο παράδειγμά μας Α1:Α10 (για περιοχές που δεν γειτνιάζουν, χρησιμοποιείται το ελληνικό ερωτηματικό ; αντί της άνω και κάτω τελείας).

Χρήση συναρτήσεων

Οι συναρτήσεις στα υπολογιστικά φύλλα δέχονται ένα ή περισσότερα ορίσματα μέσα σε παρενθέσεις. Τα ορίσματα μπορεί να είναι αριθμοί, περιοχές κελιών ή ακόμα και άλλες συναρτήσεις.

Για να εισάγετε μια συνάρτηση σε ένα κελί:

1. Πατήστε το κουμπί Σ (Συναρτήσεις) στη γραμμή εργαλείων (ή πληκτρολογήστε το = κι  έπειτα την ονομασία της συνάρτησης και πηγαίνετε στο βήμα 3).
2. Επιλέξτε μία από τις συχνά χρησιμοποιούμενες συναρτήσεις ή αναζητήστε μία συγκεκριμένη.
3. Συμπληρώστε τα ορίσματα της συνάρτησης.
4. Πατήστε Enter για να εφαρμοστεί η συνάρτηση.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΦΥΛΛΟΥ

• Ονομασία αρχείου

Όπως αναφέρθηκε στην αρχή του μαθήματος, η ονομασία του αρχείου Υπολογιστικού Φύλλου μπορεί να εισαχθεί/τροποποιηθεί στο πάνω αριστερό μέρος του επεξεργαστή διαφανειών (εδώ το "Υπολογιστικό φύλλο χωρίς τίτλο").

Η μετονομασία μπορεί να γίνει και από την αρχική σελίδα διαχείρισης των αρχείων σας.

• Δημιουργία αντιγράφου

Από την επιλογή Αρχείο->Δημιουργία αντιγράφου μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφο του Υπολογιστικού Φύλλου σας.

• Εκτύπωση 

Το κουμπί του εκτυπωτή στη γραμμή εργαλείων θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση των φύλλων του αρχείου σας, να επιλέξετε τον εκτύπωτη σας και να κάνετε κάποιες ρυθμίσεις όπως πχ το ποιες σελίδες και ποια φύλλα θα εκτυπωθούν

• Κατέβασμα αρχείου στον υπολογιστή

Όπως φαίνεται από την παρακάτω εικόνα μπορείτε να εξαγάγετε το Υπολογιστικό Φύλλο σας ως αρχείο του Excel (xlsx) ή του LibreOffice/OpenOffice (ods), ως PDF και άλλες μορφές. Το κατέβασμα γίνεται στον φάκελο "Λήψεις" (downloads) του υπολογιστή σας εκτός κι αν έχει οριστεί άλλος φάκελος.

• Διαμοιρασμός

Μπορείτε να διαμοιραστείτε το αρχείο σας με άλλα άτομα μέσω της λειτουργίας Κοινής Χρήσης. Για να το κάνετε αυτό πατήστε στο κουμπί πάνω δεξιά. Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο:

Μπορείτε να εισάγετε τα email των ατόμων που επιθυμείτε να έχουν πρόσβαση στο αρχείο σας μέσω του πλαισίου στο πάνω μέρος του παραθύρου ή να το κοινοποιήσετε σε κάθε ενδιαφερόμενο με την επιλογή Οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο. Στη δεύτερη περίπτωση μπορείτε να ορίσετε τα δικαιώματα των ατόμων που θα έχουν πρόσβαση στο αρχείο σας όπως φαίνεται παρακάτω:

Προσοχή! Οι συντάκτες έχουν το δικαίωμα να τροποποιήσουν το αρχείο σας. Μη χρησιμοποιείτε αυτήν την επιλογή εάν το αρχείο σας δεν προορίζεται για επεξεργασία από πολλούς χρήστες.

Το κουμπί Αντιγραφή Συνδέσμου θα αντιγράψει τον σύνδεσμο στη μνήμη του υπολογιστή και στη συνέχεια μπορείτε να τον επικολλήσετε σε ένα έγγραφο ή να τον αποστείλετε σε κάποιον που θέλετε να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο σας (πχ με αυτόν τον τρόπο γίνεται η κοινοποίηση του ωρολογίου προγράμματος στους μαθητές μαζικά μέσω email)