Μάθημα : Υπολογιστικά φύλλα

Στην παραπάνω εικόνα απεικονίζεται το περιβάλλον εργασίας του Excel. Στο πάνω μέρος της εικόνας διακρίνουμε την γραμμή τίτλου, όπου εμφανίζεται το όνομα του προγράμματος (Microsoft Excel) και το όνομα του αρχείου ή βιβλίου εργασίας (Βιβλίο1). Κάτω από την γραμμή τίτλου υπάρχει η γραμμή μενού (Αρχείο, ..., Βοήθεια), η βασική γραμμή εργαλείων και η γραμμή εργαλείων μορφοποίησης. Η γραμμή τύπων είναι η σπουδαιότερη γραμμή εργαλείων, γιατί μας δείχνει την διεύθυνση του κελιού που βρισκόμαστε αλλά και το περιεχόμενο του. Κάτω από την γραμμή τύπων υπάρχει η περιοχή, όπου μπορούμε να εισάγουμε τα δεδομένα μας. Η περιοχή αυτή χωρίζεται σε γραμμές και στήλες και αποτελεί ένα υπολογιστικό φύλλο ή φύλλο εργασίας. Η κάθε γραμμή παίρνει το όνομά της από τον αριθμό που βρίσκεται στα αριστερά της (π.χ. 1, 2, 3, 4, 5, 6 ...) ενώ η κάθε στήλη παίρνει το όνομά της από το αγγλικό κεφαλαίο γράμμα που βρίσκεται από πάνω της (π.χ. A, B, C, D, E, F, ...). Τα γράµµατα των στηλών και οι αριθµοί των γραµµών ονοµάζονται ετικέτες και απεικονίζονται µε γκρίζο χρώµα. Η τομή μιας γραμμής και μιας στήλης δημιουργεί ένα πλαίσιο, που ονομάζεται κελί. Το κάθε κελί έχει µία και μοναδική διεύθυνση, η οποία σχηµατίζεται από το όνοµα της στήλης και τον αριθµό της γραµµής που βρίσκεται (π.χ. A1, B3, C12, F8, ...).

Το κάθε κελί µπορεί να περιέχει κείµενο, αριθµούς, τύπους (µαθηµατικές πράξεις) και συναρτήσεις.

Δηµιουργία: Από τη γραµµή µενού επιλέξτε Αρχείο-∆ηµιουργία ή πατήστε CTRL+N ή πατήστε ∆ηµιουργία από το κουµπί της βασικής γραμμής εργαλείων για να δηµιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας.

Άνοιγµα: Από τη γραµµή µενού επιλέξτε Αρχείο-Άνοιγµα ή πατήστε CTRL+O ή πατήστε Άνοιγµα από το κουµπί της βασικής γραμμής εργαλείων για να ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας που έχετε αποθηκεύσει.

Αποθήκευση: Την πρώτη φορά που θα αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας, επιλέξτε από τη γραµµή µενού Αρχείο-Αποθήκευση ως... και μετά πληκτρολογήστε το όνοµα του αρχείου κι επιλέξτε τον φάκελο που θα αποθηκευθεί. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε ξανά το βιβλίο επιλέξτε από τη γραµµή µενού Αρχείο-Αποθήκευση ή πατήστε CTRL+S ή πατήστε στο κουµπί της αποθήκευσης της βασικής γραμμής εργαλείων.

Εκτύπωση: Πατήστε το κουµπί της εκτύπωσης από τη βασική γραµµή εργαλείων για να εκτυπώσετε το τρέχον φύλλο εργασίας.

Προεπισκόπηση εκτύπωσης: Αυτή η επιλογή σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε σε προεπισκόπηση το φύλλο εργασίας σας πριν εκτυπωθεί.

Αποκοπή, Αντιγραφή, Επικόλληση: Μετακίνηση ή Αντιγραφή του περιεχομένου ενός ή περισσότερων κελιών.

Πινέλο Μορφοποίησης: Για να αντιγράψετε τη μορφοποίηση ενός κελιού σε ένα άλλο κελί ή σε μια ομάδα κελιών.

Αναίρεση / Ακύρωση αναίρεσης: Πατήστε στο κουµπί της Αναίρεσης για να ακυρώσετε την τελευταία σας ενέργεια. Για να ακυρώσετε την αναίρεση, πατήστε το κουµπί Ακύρωση αναίρεσης.

Εισαγωγή υπερσύνδεσης: Για να εισάγετε µία υπερσύνδεση σε µία τοποθεσία του Internet ή σε κάποιο άλλο σηµείο του εγγράφου.

Αυτόµατη άθροιση: Για να προσθέσετε αυτόµατα τα περιεχόµενα πολλών συνεχόµενων κελιών.

Επικόλληση συνάρτησης: Για να εμφανίσετε όλες τις διαθέσιμες συναρτήσεις.

Ταξινόµηση: Για να ταξινομήσετε τα κελιά που θέλετε σε αύξουσα (από το μικρότερη στη μεγαλύτερη τιμή) ή φθίνουσα (από τη μεγαλύτερη στη μικρότερη τιμή) σειρά.

Ζουμ: Διαλέξτε ένα μεγαλύτερο ποσοστό του 100% από το πλαίσιο για να μεγενθύνετε ή ένα μικρότερο για να σμικρύνετε το µέγεθος του φύλλου εργασίας.

Για να µετακινηθείτε μέσα στο φύλλο εργασίας και να κάνετε ενεργό ένα άλλο κελί, µπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι σας, κάνοντας κλικ σε ένα άλλο κελί, ή τα βελάκια (, , , ) από το πληκτρολόγιο σας ή το πλήκτρο Tab ή τα πλήκτρα PageUp και PageDown. Επίσης, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο F5 και στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε... που εµφανίζεται να δώσετε τη διεύθυνση του κελιού που θέλετε να µετακινηθείτε.

Σε ένα άδειο φύλλο εργασίας πατώντας Ctrl+ μεταβαίνετε στην τελευταία γραμμή, Ctrl+ στην πρώτη στήλη, Ctrl+ στην τελευταία στήλη και Ctrl+ στην πρώτη γραμμή του φύλλου εργασίας. Τέλος µε τους συνδυασµούς των πλήκτρων Ctrl+Home ή Ctrl+End μπορείτε να µετακινηθείτε στο πρώτο ή στο στο τελευταίο κελί του φύλλου εργασίας που περιέχει δεδομένα.

Με όποιον τρόπο και αν γίνει η µετακίνησή σας µέσα στο φύλλο εργασίας, το ενεργό κελί θα διαφέρει από τα υπόλοιπα κελιά, έχοντας πάντα πιο παχύ περίγραμμα µε τη λαβή συµπλήρωσης να βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του .

Για να εισάγουμε δεδομένα σ’ ένα κελί (κείμενο ή αριθμό), πηγαίνουμε στο κελί που θέλουμε, γράφουμε τα δεδομένα και πατάμε το πλήκτρο ENTER.

Μερικές φορές το κείμενο που πληκτρολογούμε σ' ένα κελί υπερβαίνει τα όρια του κελιού κι εμφανίζεται να καταλαμβάνει χώρο κι από το διπλανό κελί.

Για να μην εμφανίζεται ότι το περιεχόμενο ενός κελιού καταλαμβάνει χώρο κι από το διπλανό κελί μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί Αναδίπλωση κειμένου

ή το κουμπί Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο

ή απλά να αυξήσουμε το πλάτος της στήλης που ανήκει το κελί, όπως περιγράφεται σε επόμενη ενότητα του μαθήματος.

Για ν' αλλάξουμε εντελώς το περιεχόµενο ενός κελιού, πηγαίνουμε στο κελί, πληκτρολογούμε ό,τι νέο θέλουμε και πατάμε το πλήκτρο Enter. Για να διορθώσουμε το περιεχόμενο ενός κελιού, πηγαίνουμε στο κελί και πατάμε το πλήκτρο F2 ή πατάμε διπλό κλικ επάνω στο κελί ή πατάμε κλικ στη γραµµή των τύπων. Διορθώνουμε ότι θέλουμε και πατάμε το πλήκτρο Enter.

Για να αλλάξουμε το πλάτος μιας στήλης, πηγαίνουμε τον δείκτη του ποντικιού στη διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στις ετικέτες των στηλών (A, B, C, ...). Ο δείκτης του ποντικιού παίρνει τη μορφή οριζόντιου διπλού βέλους που τέμνεται κατακόρυφα από μια μαύρη γραμμή. Πατάμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, το κρατάμε πατημένο και σύρουμε προς τα δεξιά για να αυξήσουμε το πλάτος της στήλης ή προς τ' αριστερά για να το μειώσουμε.

Για να αλλάξουμε το ύψος μιας γραμμής, πηγαίνουμε τον δείκτη του ποντικιού στη διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στις ετικέτες των γραμμών (1, 2, 3, ...). Ο δείκτης του ποντικιού παίρνει τη μορφή κάθετου διπλού βέλους που τέμνεται οριζόντια από μια μαύρη γραμμή. Πατάμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, το κρατάμε πατημένο και σύρουμε προς τα κάτω για να αυξήσουμε το ύψος της γραμμής ή προς τα πάνω για να το μειώσουμε.

Με διπλό κλικ το πλάτος της στήλης ή το ύψος της γραμμής προσαρμόζεται αυτόματα έτσι ώστε να χωρούν τα δεδομένα μέσα στο κελί.

Για να επιλέξουμε ένα κελί, πατάμε κλικ επάνω του.

Για να επιλέξουμε μια ομάδα γειτονικών κελιών, τότε κάνουμε κλικ στο πρώτο κελί, κρατάμε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρουμε ως το κελί πού ενδιαφερόμαστε.

Για να επιλέξουμε μια ομάδα μη γειτονικών κελιών, τότε επιλέγουμε το πρώτο κελί ή ομάδα γειτονικών κελιών, όπως περιγράφεται παραπάνω κι έπειτα με πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγουμε τα υπόλοιπα κελιά. 

Για να εισάγετε µία νέα γραµµή, πατήστε δεξί κλικ στον αριθµό της γραµµής πάνω από την οποία θέλετε να εισάγετε την κενή γραµµή και από το µενού συντόµευσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε Εισαγωγή.

Για να εισάγετε µία νέα στήλη, πατήστε δεξί κλικ στη στήλη αριστερά από την οποία θέλετε να εισάγετε την κενή στήλη και από το µενού συντόµευσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε Εισαγωγή.

Για να εισάγετε ένα νέο κελί, πατήστε δεξί κλικ πάνω σ' ένα κελί και από το µενού συντόµευσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε Εισαγωγή... και μετά στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή κελιών επιλέξτε Μετακίνηση κελιών προς τα δεξιά ή Μετακίνηση κελιών προς τα κάτω.

Για να διαγράψετε µία γραµµή, πατήστε δεξί κλικ στον αριθµό της γραµµής και από το µενού συντόµευσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε Διαγραφή.

Για να διαγράψετε µία στήλη, πατήστε δεξί κλικ στον αριθµό της στήλης και από το µενού συντόµευσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε Διαγραφή.

Για να διαγράψετε ένα κελί, πατήστε δεξί κλικ πάνω σ' ένα κελί και από το µενού συντόµευσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε Διαγραφή... και μετά στο πλαίσιο διαλόγου Διαγραφή επιλέξτε Μετακίνηση κελιών προς τα αριστερά ή Μετακίνηση κελιών προς τα επάνω.

Για να διαγράψετε τα περιεχόμενα ενός κελιού ή μιας ομάδας κελιών επιλέξτε το κελί ή την ομάδα των κελιών και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Delete.

Ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει μορφή ανάλογα με το σημείο στο οποίο βρίσκεται.

Μελετήστε τις παραπάνω ενότητες και κυρίως παρακολουθήστε τα παραπάνω βιντεάκια.

Ανοίξτε το Microsoft Excel ή το Calc του LibreOffice ή του OpenOffice.

Πατήστε κλικ στο αρχείο ΑΡΧΙΚΑ-ΘΕΩΡΙΑ.ods(Calc Libreoffice ή Openoffice) ή στο ΑΡΧΙΚΑ-ΘΕΩΡΙΑ.xlsx(Microsoft Excel) ή στο ΑΡΧΙΚΑ-ΘΕΩΡΙΑ.xls(Microsoft Excel97-2003) ανάλογα με το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που έχετε στον υπολογιστή σας.

Προσπαθήστε να υλοποιήσετε όλες τις δραστηριότητες των φύλλων εργασίας. Εάν ξεχάσατε κάτι ή δυσκολεύεστε, παρακολουθήστε το αντίστοιχο βίντεο και μελετήστε πάλι την αντίστοιχη ενότητα.

Δεν χρειάζεται να κάνετε αποστολή μηνύματος 

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο ξεκινάμε πάντα με το =, αλλιώς ότι γράψουμε το Excel ή το Calc θα το εκλάβει ως κείμενο. Στους τύπους δεν γράφουμε τους ίδιους τους αριθμούς αλλά τις διευθύνσεις των κελιών που περιέχουν τους αριθμούς.

Για να δημιουργήσετε έναν τύπο ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον τύπο.
• Πληκτρολογήστε το σύμβολο ίσον =.
• Πατήστε κλικ στο 1ο κελί που συμμετέχει στον τύπο, πληκτρολογήστε το σύμβολο της πράξης και μετά πατήστε κλικ στο 2ο κελί. Αν συμμετέχουν παραπάνω από 2 κελιά στον τύπο, συνεχίστε με τον ίδιο τρόπο (σύμβολο πράξης και διεύθυνση κελιού). 
• Πατήστε το πλήκτρο Enter για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του τύπου και να εμφανιστεί το αποτέλεσμα.

Αν ξεκινήσετε να εισάγετε έναν τύπο και μετά αποφασίσετε ότι δε θέλετε να τον χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να αποφύγετε την εισαγωγή του, πατώντας το πλήκτρο Esc ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Ακύρωση της γραμμής τύπων.

Η γραμμή των τύπων είναι η σπουδαιότερη γραμμή εργαλείων διότι μας δείχνει την διεύθυνση του κελιού που βρισκόμαστε αλλά και το περιεχόμενό του.

Παράδειγμα

Εστω ότι στα κελιά Α1 έως και Β4 έχουμε κάποιους αριθμούς. Θέλουμε στο κελί C1 το άθροισμα, στο C2 την διαφορά τους, στο C3 το γινόμενο τους και στο C4 το πηλίκο τους. Τα σύμβολα των αριθμητικών πράξεων είναι:

+ για την πρόσθεση,

- για την αφαίρεση,

* για τον πολλαπλασιασμό,

/ για τη διαίρεση,

^ για ύψωση σε δύναμη (π.χ. αν στο κελί Α2 καταχωρήσουμε τον τύπο =Α1^2 τότε στο κελί Α2 εμφανίζεται το αποτέλεσμα της ύψωσης στο τετράγωνο της τιμής που περιέχεται στο κελί Α1).

Αν θέλετε ν’αντιγράψετε έναν τύπο σε μια γειτονική περιοχή κελιών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει τον τύπο που θέλετε ν’ αντιγράψετε.
• Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού (λαβή συμπλήρωσης) κι ο δείκτης παίρνει τη μορφή λεπτού μαύρου σταυρού .
• Σύρετε τη λαβή συμπλήρωσης στα κελιά που θέλετε ν’ αντιγράψετε τον τύπο.

Όταν ένας τύπος αντιγραφεί σε άλλα κελιά, τότε το μόνο που συμβαίνει είναι ότι αλλάζουν οι διευθύνσεις των κελιών, σε σχέση με τη στήλη και τη γραμμή. Για παράδειγμα, αν ένας απλός τύπος στο κελί C1 όπως =Α1+Β1 αντιγραφεί στο κελί C2, τότε θα αλλάξει αυτόματα σε =Α2+Β2.

Η σειρά εκτέλεσης των πράξεων μέσα σε έναν τύπο είναι αυτή που ισχύει και στα Μαθηματικά:

1. Ύψωση σε δύναμη.
2. Υπολογισμός του περιεχομένου των παρενθέσεων
3. Πολλαπλασιασμός και διαίρεση.
4. Πρόσθεση κι αφαίρεση.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Οι πράξεις με την ίδια σειρά προτεραιότητας εκτελούνται από αριστερά προς τα δεξιά.

Για παράδειγμα καταχωρήστε σε ένα κελί τον τύπο =27/3*3 και πατήστε Enter.

Το αποτέλεσμα που προκύπτει είναι 27, γιατί πρώτα γίνεται η διαίρεση 27/3=9 και μετά ο πολλαπλασιασμός 9*3=27.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν θελήσω να δώσω προτεραιότητα σε μια πράξη απλά τη βάζω μέσα σε παρενθέσεις.

Για παράδειγμα, έστω ότι στο κελί A4 θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν τύπο που θα υπολογίζει τον μέσο όρο των τιμών που περιέχονται στα κελιά A1, A2 και A3. Πατάμε κλικ στο κελί A4 και καταχωρούμε τον τύπο =(Α1+Α2+Α3)/3 

Μελετήστε την προηγούμενη Ενότητα Τύποι και παρακολουθήστε τα παρακάτω βιντεάκια.

Ανοίξτε το Microsoft Excel ή το Calc του LibreOffice ή του OpenOffice.

Πατήστε κλικ στο αρχείο ΕΞΑΣΚΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ1-ΑΡΙΘΜΟΜΗΧΑΝΗ(Libreoffice ή Openoffice) ή στο ΕΞΑΣΚΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ1-ΑΡΙΘΜΟΜΗΧΑΝΗ(Microsoft Excel) ή στο ΕΞΑΣΚΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ1-ΑΡΙΘΜΟΜΗΧΑΝΗ(Microsoft Excel97-2003) ανάλογα με το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που έχετε στον υπολογιστή σας.

Προσπαθήστε να υλοποιήσετε την δραστηριότητα. Εάν ξεχάσατε κάτι ή δυσκολεύεστε, παρακολουθήστε το πρώτο βίντεο και μελετήστε πάλι την ενότητα Τύποι.

Πατήστε κλικ στο αρχείο ΕΞΑΣΚΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ2-ΛΙΣΤΑ ΑΓΟΡΩΝ(Libreoffice ή Openoffice) ή στο ΕΞΑΣΚΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ2-ΛΙΣΤΑ ΑΓΟΡΩΝ(Microsoft Excel) ή στο ΕΞΑΣΚΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΤΥΠΟΥΣ2-ΛΙΣΤΑ ΑΓΟΡΩΝ(Microsoft Excel97-2003) ανάλογα με το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που έχετε στον υπολογιστή σας.

Προσπαθήστε να υλοποιήσετε την δραστηριότητα. Εάν ξεχάσατε κάτι ή δυσκολεύεστε, παρακολουθήστε το δεύτερο βίντεο και μελετήστε πάλι την ενότητα Τύποι.

Δεν χρειάζεται να κάνετε αποστολή μηνύματος για καμία από τις δύο δραστηριότητες  

Η γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση

Τα περιεχόµενα ενός κελιού ή μιας ομάδας κελιών που έχετε επιλέξει µπορούν να µορφοποιηθούν µε αρκετούς τρόπους. Από τα κουµπιά της γραµµής εργαλείων της µορφοποίησης µπορείτε να αλλάξετε το είδος, το μέγεθος και το χρώμα της γραµµατοσειράς, να εφαρμόσετε έντονη ή πλάγια γραφή, να υπογραμμίσετε, να αλλάξετε το είδος της στοίχισης (αριστερά, κέντρο, δεξιά), να συγχωνεύσετε μια ομάδα κελιών, να βάλετε περίγραμμα και χρώμα γεμίσματος κλπ. 

Το παράθυρο Μορφοποίηση κελιών έχει έξι καρτέλες στις οποίες είναι ομαδοποιημένα τα χαρακτηριστικά εμφάνισης των κελιών.

Πατήστε κλικ εδώ για έναν αναλυτικό οδηγό σχετικά με τη Μορφοποίηση κελιών.